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22 nov. 2016

7 choses à faire pour être plus efficace au travail

Ding! Ding! 3 courriels qui rentrent.
Knock! Knock! Une collègue à votre porte avec une question.
Dring! Dring! Un appel imprévu d’un client qui dure 30 minutes.

Ce n’est pas facile de rester concentré au travail. Tellement d’imprévus arrivent dans une journée qu’on perd souvent le fil de notre planification initiale (s’il y en avait une).

Voici  7 choses à faire pour être plus organisé et productif.

1. Planifiez votre horaire de la semaine prochaine

Chaque vendredi après-midi, quand votre cerveau arrête de fonctionner (habituellement vers 15h13), planifiez la  semaine qui s'en vient. Séparez votre journée en blocs que vous réservez à des tâches spécifiques. Même si vous n’arrivez pas à suivre exactement votre plan, cela vous donnera une structure et améliorera vos journées.

2. Une chose à la fois

En vous concentrant sur une tâche à la fois, vous irez beaucoup beaucoup plus vite. Ça, ça veut dire que vous ne faites QUE ça. Pas de courriels, pas d’appels, pas d’interruptions. Vous verrez, vous vous sentirez encore plus performant. Quand on se concentre sur une chose à la fois, on est plus productif. Pour vous donner un petit exemple, imaginez-vous en train de cuisiner une nouvelle recette assez complexe (genre risotto aux 6 fromages) et que quelqu’un vous parle pendant que vous lisez les instructions. Il y a plus de chance que ça colle dans le fond du chaudron!

Truc : Pour chaque heure de concentration, gardez 5-10 minutes pour les courriels, appels, collègues, etc.

3. Achetez-vous un cahier de notes et écrivez tout!

Toutes vos idées, vos pensées, les notes pendant une réunion, etc. Ça peut être dans un cahier ou sur votre ordi. Mais en écrivant les choses importantes, vous vous assurez qu’elles ne se perdent pas dans les 18 903 autres trucs que vous avez entendus et vus au cours de la journée.

4. Chaque matin, faites une liste des tâches que vous souhaitez accomplir pendant la journée

7 h 55, vous arrivez au bureau. Par où commencer? Prenez 30 minutes pour écrire ce que vous voulez faire dans votre journée. La liste peut prendre des formes différentes :

  • Du plus urgent au moins urgent.
  • Du plus important au moins important.
  • Du plus plate au plus le fun (parce que garder les budgets pour 4 h 27 un jeudi soir, ce n’est jamais une bonne idée).

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Vous verrez, c’est tellement plaisant rayer les choses sur notre liste lorsqu’elles sont complétées. Vous y prendrez goût et vos journées passeront beaucoup plus vite, car vous serez super productifs.

5. Prenez des petites pauses

Pour chaque heure de travail, permettez-vous de prendre une pause de 5 minutes. Pour vous dégourdir,  boire un verre d'eau, dire bonjour à vos collègues, etc. En vous détendant, même si c’est pour un petit instant, vous reprenez le travail plus concentré.

6. Mettez votre téléphone sur « Ne pas déranger »

Oui, vous avez bien lu. Fermez votre téléphone ou mettez-le sur l’option "ne pas déranger". Il n’y a rien de plus distrayant qu’une notification qui apparaît. Instagram, Facebook, Messenger, Snapchat, Message texte, Appel, Courriel… AAAAAAAh! Comment rester concentré quand le téléphone nous dit: "Regarde-moi! Regarde-moi!"

Vous avez compris le principe. 

7. Rangez votre bureau

Des fois, on a juste besoin d’un peu de ménage et tout va mieux pas la suite. Replacez votre bureau, faites un peu de ménage pour vous distraire, accrochez une nouvelle photo sur votre babillard et repartez à neuf.

Bon succès :)

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